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往復はがきの書き方 作成方法と返信はがきのマナー

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往復はがきの書き方 作成方法と返信はがきのマナー

受け取った人が半面を利用して返事を出せる「往復はがき」。最近は、インターネットコミュニケーションが主流になって利用シーンも減ってきましたが、フォーマルな場面では今でも往復はがきを使用するのが通例です。結婚式や同窓会の案内など大事なお知らせで使われることが多いので、マナーが気になりますね。今回は、往復はがきの基本的なルールや印刷するときのポイントなどをお話しましょう。

往復はがきとは

往復はがきは、差出人のお知らせを記載する「往信用はがき」と、受取人がそれに対する返事を記載する「返信用はがき」が一体になった郵便はがきです。
2枚のはがきを並べたサイズで、往信用はがきの宛名面の右隣は返信用はがきの文面、裏返すと往信用はがきの宛名面が左側にあり、右側は往信用はがきの文面という構成になっています。送るときは、往信用はがきの宛名面が表に出るように二つ折りにし、返信するときは折り線の部分で切り取って返信用はがきだけ投函します。

現在の往復はがきの値段は1枚104円往信・返信それぞれ52円ですが、2017年6月1日からは124円往信・返信それぞれ62円に値上がりします。古い往復はがきを使用すると、不足分が送り先に請求されますので注意してください。差額分の切手を往信・返信用はがきにそれぞれ貼るか、郵便局で差額分を払って料金改定後の往復はがきと交換してもらうようにしましょう。

往復はがきの書き方のマナー

往復はがきを作成するときに、いくつか気を付けたいことがあります。
往復はがきの書き方は、基本的に普通のはがきと同じですが、フォーマルな案内状として使われる場合が多いので、基本的な手紙のマナーを押さえておく必要があります。また、相手に返事を問うのが往復はがきの目的なので、知らせたい内容が端的にわかりやすくまとめてあることも大事なポイントです。

往信用はがきの文面の冒頭には、案内の趣旨や目的を伝える前文があるのが通常です。「拝啓」「敬具」を用いた正式な手紙文を使いましょう。長々と書く必要はありませんが、「ぜひ参加していただきたい」という気持ちは丁寧に伝えたいもの。「ご多用中誠に恐縮ではございますが、出席を賜りたくお願い申し上げます」といった結び文を使うとよいでしょう。親しい相手に出す往復はがきであっても、礼儀をおろそかにしないように注意してください。
開催日時、場所などの詳細は、前文のあとに箇条書きでわかりやすくまとめましょう。
また、返信の期日も重要事項です。いつまでに返事がほしいのか、具体的な日付を提示しておくことも忘れないでください。

返信用はがきの宛名面には、自分の住所と名前を記載します。自分の名前なので「様」ではなく「行」を使うのがマナーです。裏面には「ご出席」「ご欠席」の文字を並べ、返信者がそれぞれ選べるようにします。
また、相手が自分の名前と住所を記載する欄も必要です。「ご芳名」「ご住所」と丁寧な言葉で記すようにしてください。

返信はがきを出すときのマナー

往復はがきは、返信する側にもマナーが必要です。返信用はがきには、社会人としての常識があらわれますので、大事なポイントは押さえておきましょう。
まず、あらかじめ記載された宛名面では、相手の名前は「行」となっていますので、これを二重線で消して「様」や「御中」に変えます。

また、出席か欠席かを示す際は、〇で囲むのではなく、選ばないほうを二重線で消すのが正式な方法です。そのままではなく、ちょっとした気遣いを添えると心のこもった返信はがきになります。
たとえば出席の場合は、「ご出席」と丁寧語にあたる部分を二重線で消してください。前後に「喜んで」「させていただきます」と入れると、より丁寧になります。

欠席の場合も同様に、前後で「誠に申し訳ありませんが」「させていただきます」とするとよいでしょう。
スペースに余裕があるなら、ご自身の筆で一言「思い出話ができるのを楽しみにしています」「今回は残念ですが、いつかお目にかかれることを願っています」などと添えてもよいと思います。

往復はがきの作成方法

普通のはがきとは形が異なる往復はがきは、デザインや印刷の設定が難しそう…と感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。往復はがきはフォーマルな場面で使用することが多いので、なるべく美しい仕上がりにしたいですよね。
一番簡単な往復はがきの作り方は、Wordのテンプレートを利用する方法です。また、年賀状作りなどのときに使用する「はがき作成ソフト」をお持ちなら、そこにも往復はがきのテンプレートがあると思います。
差し込み印刷を利用すれば、宛名印刷も簡単です。

また、よりハイグレードな仕上がりを求めるなら、印刷会社に発注するのがおすすめ。往復はがきはまとまった枚数を送ることが多いので、効率面で考えるなら、内製するよりも印刷会社に頼んだほうがお得かもしれません。
印刷会社にオーダーすれば、高品質紙なども使うこともできるので、官製はがきでは実現できない洗練された往復はがきが完成します。披露宴や同窓会の案内など私的な利用ではもちろん、ビジネスシーンではアンケート調査などにも最適です。往復はがきには、さまざまな使い道があります。いろいろなシーンで往復はがきを上手に活用してみてください

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