事務所の移転が決まったら、日頃からお世話になっている取引先になるべく早く知らせるのがマナー。その際は電話やメールではなく、「移転案内ハガキ」を出してお伝えするのが一般的です。いつ頃までに、どんな内容のハガキを送れば良いのでしょうか？
ここでは、移転案内に関するあれこれをまとめてみました。

事務所移転案内ハガキはいつ頃までに作れば良い？

移転準備でバタバタする中で事務所移転案内ハガキを用意するのは大変なことですが、先方にとっても取引先企業の住所の更新には作業時間がかかります。「大事な書類が旧住所に届いてしまった！」などのミスを引き起こさないよう、遅くとも移転の1カ月前までには先方にハガキが届くように手配しましょう。

できれば、移転が正式に決まった時点で一度先方の担当者に電話かメールで報告をしておき、ハガキが到着する頃に再度連絡しておくと間違いがありません。社内にもそのように周知しておくと良いでしょう。

事務所移転案内ハガキを作るときに記載したほうが良い項目

事務所移転の案内ハガキもビジネス文書のひとつです。以下の項目をしっかりと、順に明記して送るようにしましょう。
スペースに余裕があれば、最寄り駅からの地図を載せるとより丁寧なご案内になりますね。

時候の挨拶～日頃のご愛顧に対するお礼の言葉

例：
早春の候　貴社におかれましてはご盛栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引立てを賜り誠に有り難く厚くお礼申し上げます。

事務所移転に関するお知らせ

例：
さて、このたび○○株式会社は○○月○○日より左記に移転し、業務を行うことになりました。
これを機に社員一同さらに一層精励し、皆様のご期待に添う所存です。

今後の変わらぬお付き合いのお願い～挨拶

例：
今後とも格別のご支援ご指導を賜りますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書中にてご挨拶申し上げます。

移転先の住所、電話番号、FAX番号、移転先での業務開始日

例：
新住所　〒000-0000　東京都○○区○○1-2-3　○○ビル3F
電話番号　03-0000-0000
FAX番号　03-0000-1111
業務開始日　平成○年○月○日

事務所移転案内ハガキに記載したほうが良いメッセージ

事務所移転のご案内は事務的なハガキを送っただけになりがちですが、親しくしている担当者に送る場合などは、一言手書きでメッセージを添えておくと温かみのある印象を与えられます。

例えば、新しい事務所について自分なりの簡単な紹介を入れてみてはいかがでしょうか？

「○○駅から歩いて○分、お近くへ起こしの際はぜひお立ち寄りください」
「ビルの1階に入っている○○のお店が目印になります」
「天気が良いと窓から富士山が見えて気持ちが引き締まります」

気負わず気軽に来ていただけるよう、あなたらしいメッセージを考えてみましょう。

大量に移転案内ハガキが必要なときは？

100枚程度のハガキであれば会社のプリンターでも印刷できそうですが、それ以上になると手間がかかる上に、インクを大量に使うことになるため、結果コストがかかってしまいます。取引先が多く、大量のハガキを用意しなければならない場合は、印刷会社に頼んだほうが良いでしょう。
最近ではインターネットで注文できる会社が多く、制作物のテンプレートなども充実しているので、誰でも手軽に思い通りのハガキを作ることができます。もちろん、印刷会社ならクオリティも安心ですね。

移転案内ハガキの出し遅れや内容の不備は、取引先の方々の混乱を招くだけでなく、今後の業務に支障を与えることにもなりかねません。上記を参考にし、適切な時期に、正確な情報を記した移転案内ハガキを準備しましょう。

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