展示会ブース、何から決めればいい？見積もり前に整理したいこと

展示会への出展が決まったものの、
「ブースのことって、どこまで決めてから相談すればいいんだろう？」
「見積もりをお願いしたいけれど、何を伝えればいいのか分からない」
「デザインや施工、印刷物は、それぞれ別の会社にお願いするの？」
そんなふうに迷う方も多いのではないでしょうか。

バンフーというと印刷物のイメージが強いかもしれませんが、展示会では、ブースの設計・施工から装飾デザイン、パネルや配布物の制作までまとめてご相談いただけます。

とはいえ、最初からブースの仕様やデザインまで全部決まっているケースばかりではありません。
「展示会に出ることは決まった。でも、ブースのことはまだこれから」
という状態から準備が始まることもあります。

今回は、そんなときにまず何を整理すると概算見積もりを進めやすいのか、そして、決まっていない部分をどうやって形にしていくのかをご紹介します。

展示会の準備を始めるとき、「ブースの形やデザインが決まってからじゃないと相談できないのでは」と思われがちです。ですが、実際にバンフーへいただくご相談は、まだブースの具体的な仕様が決まっておらず、決まっているのは次のようなことだけ、という段階から始まるケースも少なくありません。

・ 出展する展示会は決まっている
・ 小間数は決まっている
・ A1サイズ程度の掲示物を10～12枚ほど設置したい
・ バックヤードを作りたい
・ 配布用のチラシを用意する予定

ブース全体をどんなデザインにするのか、掲示物をどこに配置するのか、どんな備品が必要なのか、といった細かいところまではまだ決まっていない状態です。

それでも、まったく問題ありません。
展示会で大事なのは「ブースを作る作業」そのものよりも、「誰に何を伝えて、どんな行動をしてほしいか」だからです。「何を展示して、どう使いたいか」という目的さえ共有していただければ、そこから私たちバンフーと一緒に形にしていくことができます。

ご相談自体は、まだ何も決まっていない段階でも大丈夫です。
ただ、ブースの概算見積もりを出す際に、まず分かっていると進めやすいのは次のような情報です。

✔ 出展する展示会名
✔ 小間数・小間サイズ・開放面
✔ ブース内でやりたいこと、見せたいもの
✔ おおよその予算感

たとえば、

「商品を並べたい」
「大きなパネルを掲示したい」
「商談スペースがほしい」
「動画を流したい」

など、やりたいことが分かると、必要なものやブースのつくり方を考えやすくなります。


特に、小間サイズと開放面は重要です。同じ小間数でも、どの面が通路に面しているかによって必要な壁面の数やレイアウトが変わるため、見積もりにも影響します。

一方で、

・ 木工ブースとシステムブースの違いがよく分からない
・ デザインのイメージがまだない
・ 何を用意すればいいのか分からない

ということもあると思います。そのあたりは、最初から全部かっちり決めておかなくても大丈夫です。

また、主催者から「出展社マニュアル」が届いている場合は、共有いただけるとその後の確認がスムーズです。
展示会ごとに、高さ制限や装飾、電気工事、搬入・搬出などのルールがありますが、マニュアルをご共有いただければ、内容を確認しながら必要な申請を進めます。

ブースの大きさや予算が分かっても、それだけで展示会準備が終わるわけではありません。
実際に悩みやすいのが、
「誰に何を伝えるのか」
「何を大きく見せるのか」
「どこまで説明を入れるのか」
「何を掲示して、何を削るのか」　といった、見せ方の部分です。

展示会で大切なのは、ブースそのものを作ることではありません。
名刺獲得なのか、商談獲得なのか。
商品を知ってもらうことなのか、サービスへの興味を持ってもらうことなのか。

まずは展示会で何を成果としたいのかを考え、その目的に合わせて、掲示内容や見せ方を決めていきます。バンフーが一方的に方向を決めるというより、お客様の中にある考えやアイデアを聞きながら、一緒に整理していくイメージです。

話している途中で、
「それなら、こっちをもっと前に出した方がいいかもしれないですね」
と、お客様側から新しいアイデアが出ることもあります。

そうやって話しながら、伝えたいことを少しずつ研ぎ澄ませていきます。
お客様が展示会で伝えたいことと、実際の掲示内容やブースの見せ方との橋渡しをする。
そこも、バンフーがお客様と一緒に考えられる部分です。

展示会準備で悩みやすいのが、デザインの部分です。

たとえば、
・ 何を見せたいかは決まっているけれど、デザインはまだ白紙
・ 社内でラフまでは作ってある
・ 既存のチラシやパンフレットをベースにしたい
・ 準備途中で、訴求する内容が変わった
など、状況はいろいろあります。

バンフーにはデザイナーとDTPオペレーターがいるので、ゼロから装飾デザインを考えることも、今あるラフやデータを整えることもできます。

展示会準備では、
「やっぱりこの商品をメインにしたい」
「この内容は外そう」
「ここの見せ方を変えたい」
と途中で変わることもありますよね。
そうした変更が出た場合も、デザインだけではなく、施工や印刷のスケジュールにどこまで影響するのかを確認しながら進めます。

普段からチラシやパンフレットなどの販促物を制作されているお客様であれば、これまで使ってきた制作物やデザインの雰囲気を参考にしながら、展示会の見せ方を考えることもできます。

展示会の準備では、ブース施工だけでなく、

・ ブースのデザイン
・ パネルや壁面グラフィック
・ チラシやパンフレット
・ モニターや展示台などの備品
・ 各種申請
・ 搬入・搬出
・ 発送

など、いろいろな手配が必要になります。