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会社で準備しておくと良い封筒の種類と用途

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会社で準備しておくと良い封筒の種類と用途

電子メールなどの普及により、以前と比べると郵便物を送る機会は減りましたが、ことビジネスにおいては、まだまだ郵便を扱う機会は少なくありません。署名や捺印が必要なものや個人情報などを扱う重要な文書から、ちょっとした挨拶状、お礼状など、さまざまな使用用途があります。ここではそんな郵便物を送る際に、会社で準備しておくと良い封筒の種類と用途について説明します(※こちらの記事に記載されている料金情報は2018年5月現在の情報です)。

一般的な封筒の形状

一口に封筒と言っても、世の中にはさまざまな種類のものがあります。まずは日本工業規格(JIS)の規定に沿って作られている一般的な3種(角形、長形、洋形)の形状について、その特徴とどんな物を入れるのに適しているのかを紹介します。

角形封筒

「角形」とは縦長の封筒で、縦の長さが横の長さの2倍より短いものを言います。つまり、一般的な本や書類などの縦と横の長さが極端に違わないものなどのサイズです。また、封筒の短辺に封入口があります。
「角形2号(角2)」(240×332mm)、「角形国際A4」(229×324mm)などのサイズは、A4の書類を折りたたむことなくそのまま送ることができるため、ビジネスシーンではよく使われる封筒です。

長形封筒

「長形」とは縦長の封筒で、縦の長さが横の長さの2倍程度あるものを言います。つまり、「角形」よりも縦長のサイズです。こちらも封筒の短辺に封入口があります。
郵便局で「定形郵便物」として送る際は、よく「長形4号(長4)」(90×205 mm)、「長形3号(長3)」(120×235 mm)を利用するので、一般的な封書として馴染みのある形状と言えます。

洋形封筒

「洋形」とは、縦長の「角形」、「長形」とは違い、封筒の長辺に封入口がある横長のものを言います。封入口が広いので中身の出し入れがしやすく、招待状や案内状を送る際などによく使われる封筒です。
また、「洋形」を洋封筒、「角形」「長形」を合わせて和封筒と呼んだりすることもあります。

定形封筒と定形外封筒の違い

郵便で封書を送る際によく使う「定形」、「定形外」という言葉。なんとなく一般的によくみる封筒のサイズで、中身が軽く、82円または92円で送れるものが「定形」で、それ以外がすべて「定形外」と思っている方も多いのではないでしょうか? 「定形」、「定形外」には、それぞれ明確な規定がありますので詳しく見ていきましょう。

定形

長辺が14cm以上、23.5cm以下、短辺が9cm以上、12cm以下
厚みが1cm以下
重さが50g以下

封筒のサイズで言うと「角形8号」「長形3号」「長形40号」「長形4号」「洋形0~7号」などです。
郵送料金は(2018年4月現在)、25g以内であれば82円、25~50g以内であれば92円となっています(2018年5月現在の情報です)。

一方の「定形外」ですが、「定形」に当てはまらないものすべてではありません。こちらもきちんとした規定があります。まずその大きさによって「規格内」と「規格外」に分けられます。

規格内

長辺が14cm以上、34cm以下、短辺が9cm以上、25cm以下
厚みが3cm以下
重さが1kg以下

規格外

長辺が14cm以上、短辺が9cm以上
長辺が60cm以下
長辺+短辺+厚みの合計が90cm以下
重さが4kg以内

また「定形外」では円筒状のものも送ることができ、その場合は直径3cm以上、長さが14cm以上です。
郵送料金は(2018年5月現在)、重さによって以下のように変わります。

規格内

50g以内  120円
100g以内 140円
150g以内 205円
250g以内 250円
500g以内 380円
1kg以内 570円
2kg以上 取り扱いません

規格外

50g以内 200円
100g以内 220円
150g以内 290円
250g以内 340円
500g以内 500円
1kg以内 700円
2kg以内 1,020円
4kg以内 1,330円
(※上記の料金は2018年5月現在の情報です)。

封筒の貼り方の種類にはどのようなものがある?

封筒は基本的に一枚の紙を貼り合わせて筒状にすることから、その貼り方にもいくつか種類があります。ここでは基本的によく使われる3種(センター貼り、窓付き、ダイヤモンド貼り)について説明します。

センター貼り封筒

一般的に和封筒(「角形」、「長形」)でよく使われている貼り合わせ方です。張り合わせ部分が裏面の中心にできます。他にも、貼り合わせ部分を左右のどちらかに寄せたサイド貼りというのもあります。こちらは中心に貼り目がないために印刷の際に平均的な圧をかけることができるので、オリジナルの封筒を作るときなどに利用されたりします。

窓付き封筒

封筒の表面の一部を切り抜いて窓状にし、中身を見えるようにしているものです。一般的にその部分から宛先が見えるようになっています。これは「角形」、「長形」、「洋形」の形状は問わず、使われています。また窓の種類によって「セロ窓」、「グラシン窓」、「オープン窓」と区別されることがあります。
セロ窓は、封筒の内側からセロハンを貼りつける一般的なタイプ。グラシン窓はセロハンではなく、グラシン紙と呼ばれる下が透けて見える薄い紙を貼りつけるタイプ。全て紙でできているので、資源ゴミにそのまま出すことができるエコな封筒です。オープン窓はその名前の通り、切り抜いたままの状態のタイプ。ただし、このオープン窓のタイプは郵送することができないので、使用用途が限られてしまいます。一般的には、書類などを手渡しする際や、商品に添付される保証書などによく使われています。

ダイヤモンド貼り封筒

紙の四角を中心に向かって折りたたんだような貼り方で、封筒の展開図が菱形をしているため、ダイヤモンド貼りと呼ばれています。フタが三角形で、のりしろが斜めになっているのが特徴です。こちらは主に「洋形」の形状に使われ、案内状や招待状などを送る際によく使用される貼り方です。
他にも洋形では、カマス貼りという貼り方が使われることがあります。左右の端に接合部分を作る方法で、中心部分に貼り目のない貼り方です。そのため、封入物を入れる際、引っかかりがなく、スムーズに入れることができます。

封筒の口のりの種類

封筒と言うだけに、送るときには「封」をするのが基本です。自分でのりやテープなどを使って封をすることも可能ですが、利便性が良いことからあらかじめのりが付いている封筒が多く出回っています。ここでは口のりの種類と特徴について説明します。

剥離紙のり付き封筒

封をする部分に剥離紙に覆われたのりが付いているタイプです。剥離紙をはがすだけですぐに封ができるのでとても便利です。手が汚れたりすることもなく、のり自体も紙でしっかりと保護されているので持ちが良いようです。DMを送る際など、大量に封入作業をしなければならないときなどに便利です。

アラビアのり付き封筒

封をする部分にアラビアのりと呼ばれる水のりを塗り、それを乾燥させたものがついているタイプです。手で触ったりすると少しベタベタとした感触がある部分に水をつけることでのりの接着力が復活し、封ができるようになります。水を塗るのが手間ですし、手が汚れてしまうことがあるというデメリットがあります。また、封筒が古かったりすると、のりの接着力が弱っていることもあるようですが、コスト面では剥離紙のり付き封筒よりもリーズナブルです。

会社で準備しておくと良い封筒と用途

封筒には「角形」、「長形」、「洋形」という形状の違いがあり、またそのサイズごとに名称がついています。ここではビジネスシーンでよく使われる代表的なものを紹介し、どんなサイズの紙が入れられ、どんな用途で使えるのかを説明します。

角形3号(定形外)

「角3(かくさん)」と呼ばれ、大きさは横216 mm×縦277mmで、B5サイズ(182×257mm)の用紙を折りたたむことなく、そのまま入れられます。ビジネス書類としてよく使われるA4サイズよりひと回り小さめなサイズになるので、A4のものを送るときは二つ折に折りたたんで使用します。B5サイズよりもやや幅に余裕があるので、B5判の書籍や雑誌などを入れるのにも適しています。郵送の際は定形外の扱いとなります。

角形国際A4(定形外)

「角形国際A4」または「角形20号」「角20(かくにじゅう)」と呼ばれ、大きさは横229 mm×縦324mmで、A4サイズ(210×297mm)の用紙を折りたたむことなく、そのまま入れられます。ビジネスシーンで利用する書類サイズはA4が基本なので、契約書などの折り曲げたくない重要書類を送るときにも適していて、最もよく使われるサイズの一つと言えるでしょう。
他にも写真の六つ切りや、A4判のチラシやカタログ、履歴書などが入るので利便性が高く、定形外サイズの封筒をどれか一つだけ用意する場合などは、このサイズにしておくと良いでしょう。

角形6号(定形外)

「角6(かくろく)」と呼ばれ、大きさは横162mm×縦229mmで、A5サイズ(148×210mm、A4の半分)の用紙を折りたたむことなく、そのまま入れられます。写真の2Lや、A5判の雑誌や書籍、コミック、CDやDVD、伝票などを入れるのに適しているでしょう。郵送の際は定形外の扱いとなります。

角形8号(定形)

「角8(かくはち)」と呼ばれ、大きさは横119mm×縦197mmで、日本の紙幣を折らずにそのまま入れられ、B5を横三つ折りにして入れるのにちょうど良いサイズです。紙幣を折らずに入れられることから、金銭の受け渡しによく使われ、給料袋、月謝袋、集金袋などに用いられています。また定形のハガキをそのまま入れることも可能です。郵送の際は定形で送ることができます。

洋形0号

「洋0(ようぜろ)」と呼ばれ、大きさは横235mm×縦120mmで、「角8」よりも長辺が長く、A4を横三つ折りにして入れるのにちょうど良いサイズです。そのため、折りたたんで送った方がいいA4の書類や、A4サイズの案内状や招待状、「角8」同様にハガキや紙幣などを入れるのによく用いられます。郵送の際は定形で送ることができます。

ここまで説明してきたように、封筒には多種多様な種類があります。ビジネスシーンでの使用に限ったとしても、その業種や形態によってよく使うサイズや仕様も違ってきます。自社の使用用途に合わせて最適かつ、汎用性の高い封筒を選んで準備しておくことは、業務の効率化にもつながるでしょう。ぜひこちらを参考に、封筒を用意してみてください。

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